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别把繁杂的信息系统织成束缚工作效率的网

江苏人财税01-14 11:35【经营范围】浏览次数:23

摘要:别把繁杂的信息系统织成束缚工作效率的网

大企业病有诸多表现:职能部门本位主义严重、会议频繁、文件满天飞、填不完的表格、写不完的报告……那些患大企业病的所谓大企业,也终究走向衰亡,或者突然有一天轰然倒地。那些濒临死亡的患大企业病的所谓大企业,像一个身患多种疾病的病人,血脂稠、心肌梗塞、脑血栓、高血压等等这些病状都会出现。

随着信息化办公平台的普及,大企业对信息化建设的投入也越来越大。除了销售管理系统、运营管理系统、财务管理系统以外,办公管理系统、人力资源管系统、统计管理系统也都成为大企业信息系统里的一部分。而在这些系统中,又会出现无数个子系统,子系统的子系统等等。例如,销售和运营管理信息系统里,可能还按销售渠道、销售产品等分为不同的子系统;人力资源信息系统里有包含考勤系统、绩效考核系统等不同的子系统。这些信息系统像一个大网,遍布企业的全身,相互交织在一起,把管理人员困在网中央。张学友唱的《吻别》里,有一段歌词是:

……

而你是一张无边无际的网

轻易就把我困在网中央

我愈陷愈深愈迷惘

路愈走愈远愈漫长

……

在有些企业,不同的部门牵头开发有利于自己部门工作开展的信息系统,而且,这些信息系统还需要其他部门配合使用。单从这个部门角度,自己开发的信息系统提高了一定的工作效率,但增加了其他部门的工作量,从企业整体角度来看,因为这个部门的信息系统所带来的新增工作量拉低了企业整体效率。例如,一张电子表格就能解决的问题,被放到了信息系统里进行繁琐的线上操作,反而大大增加了企业整体的办公时间。甚至很多时候,线下的电子表格和线上的信息系统要同时操作,这肯定要增加企业整体时间成本。还有一种情况,各部门自己开发的信息系统的个别功能相互重复,所以多建一条信息系统,就会多一部分重复劳动。

另外一种情况是,有些部门把进行信息化建设本身作为自己部门的成绩,而不是把信息化建设所提升的工作效率作为自己的成绩。信息系统建立起来很容易,但维护、更新、升级却要耗费很大人力、物力、财力。有的信息系统建立起来后,使用了一两年,由于设计缺陷、无法满足现有业务要求等原因,很快就被废弃不用了,白白占用了企业大量的资源。

企业需要有专门的部门去对信息化建设进行规划和统筹,对正在使用的各条信息系统进行评价,对即将开发的信息化系统进行评估,对可以合并的信息系统进行优化整合。这个专门的部门不一定是IT部门,因为IT部门不一定熟悉企业的经营管理和运营。信息化建设应该站在提江苏人财税业整体效率、能为企业创造价值的角度去思考,而不能由企业里各个部门背靠背地自我开发所谓的信息化平台。

企业里那些越来越多的相互独立而又功能重复而又存在设计缺陷的信息系统,将把管理人员的大量时间耗费掉,慢慢成为病人血管里的血栓。

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